إدارة الملفات

ما هو

إدارة الملفات هي مكتبة الوسائط المركزية في BotBat. توفر موقعاً واحداً حيث يمكنك رفع وتنظيم ومعاينة وإدارة كل ملف مُستخدم عبر المنصة، بما في ذلك الصور ومقاطع الفيديو والمستندات والمقاطع الصوتية. بدلاً من تشتيت الوسائط عبر الحملات الفردية وتدفقات روبوتات المحادثة، تحتفظ مكتبة الوسائط بكل شيء في مستودع واحد قابل للبحث مع تتبع كامل للتبعيات.

يتم تتبع كل ملف في المكتبة حتى تعرف دائماً أي القوالب أو روبوتات المحادثة أو الحملات تشير إليه. يمنع هذا الوعي بالتبعيات الانقطاع العرضي عند استبدال أو حذف الوسائط. يظهر مكون اختيار الملفات المشترك في كل مكان في لوحة التحكم (محرر القوالب، منشئ روبوتات المحادثة، مؤلف الحملات)، مما يتيح لك اختيار الوسائط من المكتبة دون إعادة رفع نفس الملف عدة مرات.

يتم قياس التخزين مقابل خطة اشتراكك. يمنحك مقياس حصة التخزين في أعلى صفحة المكتبة رؤية فورية للاستهلاك الإجمالي مقابل حصة خطتك. عندما يقترب استخدام التخزين من الحد الأقصى، يرسل BotBat تنبيهات آلية حتى تتمكن من تنظيف الملفات غير المستخدمة أو ترقية خطتك قبل تطبيق رسوم التجاوز.

متى تستخدمه

السيناريو	ما يجب فعله
رفع وسائط لحملة	قبل إنشاء قالب يتضمن صورة رأسية أو مرفق مستند، ارفع الملف إلى مكتبة الوسائط.
تدقيق استخدام الملفات	تحقق من قائمة "مُستخدم بواسطة" لأي ملف لمعرفة القوالب أو روبوتات المحادثة أو الحملات التي تشير إليه قبل الاستبدال أو الحذف.
استبدال ملف قديم	استبدل صورة منتج قديمة أو مستنداً بنسخة جديدة. يخبرك تحذير التبعيات بكل أصل سيتأثر.
مراقبة حصة التخزين	راجع مقياس التخزين لمعرفة مقدار المساحة التي استهلكتها مساحة عملك مقارنة بحد خطتك.
تنظيم الملفات حسب الفئة	استخدم المجلدات للحفاظ على سهولة التنقل في مكتبة الوسائط مع نموها، خاصة عندما ترفع فرق متعددة المحتوى.
تحضير وسائط قوالب WhatsApp	تحقق من أن الصور والمستندات تستوفي متطلبات WhatsApp الصارمة للصيغة والحجم قبل تقديم القوالب للموافقة.

الخطوات

رفع الملفات

انتقل إلى الحساب > الملفات في الشريط الجانبي. انقر على زر "رفع" لفتح مربع حوار الرفع. يمكنك اختيار ملف واحد أو أكثر من حاسوبك، أو سحب وإفلات الملفات مباشرة في منطقة الإفلات. الصيغ التالية مدعومة:

نوع الملف	الصيغ المدعومة	الحجم الأقصى (خطة النمو)
الصور	JPEG، PNG، GIF، WebP	16 ميغابايت لكل ملف
مقاطع الفيديو	MP4، 3GP	64 ميغابايت لكل ملف
المستندات	PDF، DOCX، XLSX، PPTX	100 ميغابايت لكل ملف
الملفات الصوتية	MP3، OGG، AAC، AMR	16 ميغابايت لكل ملف

تختلف حدود حجم الملف حسب الخطة. تمتلك الخطط المبتدئة حدوداً أقل لكل ملف، بينما توفر خطط المؤسسات أكبر الحصص. إذا تجاوز الرفع حد الملف الواحد، يرفضه النظام برسالة خطأ واضحة تشير إلى الحجم الأقصى المسموح به.

يتم فحص الملفات المرفوعة تلقائياً بحثاً عن البرمجيات الخبيثة. يتم عزل الملفات التي تفشل في الفحص ولا تُتاح في المكتبة. تتلقى إشعاراً إذا تم رفض أي رفع.

تنظيم الملفات في مجلدات

أنشئ مجلدات لتجميع الملفات حسب الحملة أو القناة أو الفريق أو أي مخطط تنظيمي يناسب سير عملك. انقر على "مجلد جديد" في الشريط الجانبي، وسمّه، واسحب الملفات إليه. يمكنك تداخل المجلدات حتى ثلاثة مستويات عميقة. يتيح لك إجراء النقل الجماعي تحديد ملفات متعددة ونقلها إلى مجلد مختلف في عملية واحدة.

البدء ببنية مجلدات واضحة مبكراً يمنع المكتبة من أن تصبح غير قابلة للإدارة مع نموها. الهيكل الموصى به هو إنشاء مجلدات رئيسية حسب القسم (التسويق، الدعم، المنتج) ومجلدات فرعية حسب الربع أو اسم الحملة.

البحث والتصفية

استخدم شريط البحث في أعلى المكتبة للعثور على الملفات بالاسم أو جزء من الاسم. تتيح لك لوحة التصفية على اليسار تضييق النتائج حسب نوع الملف (صورة، فيديو، مستند، صوت) ونطاق تاريخ الرفع والراافع. الجمع بين البحث والتصفية مفيد بشكل خاص في المكتبات التي تحتوي على مئات الملفات.

عرض تفاصيل الملف والتبعيات

انقر على أي ملف لفتح لوحة التفاصيل الخاصة به على الجانب الأيمن من الشاشة. تعرض اللوحة اسم الملف وحجمه وصيغته وتاريخ الرفع واسم الشخص الذي رفعه. والأهم من ذلك، يسرد قسم "مُستخدم بواسطة" كل قالب أو روبوت محادثة أو حملة تشير حالياً إلى هذا الملف.

قائمة "مُستخدم بواسطة" حية وتعكس دائماً الحالة الحالية. إذا تم حذف قالب أو تعديل تدفق روبوت محادثة لاستخدام ملف مختلف، يختفي المرجع من هذه القائمة تلقائياً. هذا يجعل لوحة التفاصيل مصدراً موثوقاً لتدقيق التبعيات.

استبدال ملف

في لوحة تفاصيل الملف، انقر على "استبدال". ارفع النسخة الجديدة من الملف. قبل إنهاء الاستبدال، يظهر مربع حوار تحذير التبعيات يسرد كل أصل يشير إلى الملف الحالي وسيتحول تلقائياً إلى النسخة الجديدة.

راجع القائمة بعناية. بعد التأكيد، يُطبّق الاستبدال في كل مكان استُخدم فيه الملف القديم. لا يوجد تراجع تلقائي، لذا إذا كان الملف الجديد يعاني من مشكلات (أبعاد خاطئة، صيغة تالفة)، تحتاج لاستبداله مرة أخرى بنسخة مصححة. دائماً قم بمعاينة القوالب وتدفقات روبوتات المحادثة المتأثرة بعد الاستبدال للتأكد من العرض الصحيح.

حذف الملفات

حدد ملفاً واحداً أو أكثر وانقر على "حذف". إذا كان أي ملف محدد قيد الاستخدام حالياً، يعرض النظام تحذيراً يسرد كل أصل متأثر. يجب عليك تأكيد التحذير قبل المتابعة. حذف ملف قيد الاستخدام يتسبب في عرض القالب أو روبوت المحادثة أو الحملة المرجعية لعنصر وسائط معطل، مما قد يؤثر سلباً على تجربة العميل.

التحقق من حصة التخزين

يعرض مقياس التخزين في أعلى صفحة مكتبة الملفات إجمالي التخزين المُستخدم مقابل حصة خطتك كرقم (مثل "3.2 جيجابايت من 10 جيجابايت") وشريط نسبة مئوية.

عندما يتجاوز الاستخدام 80%، يتحول المقياس إلى اللون الكهرماني. عند 95%، يتحول إلى الأحمر ويرسل BotBat تنبيهاً بالبريد الإلكتروني لمسؤولي مساحة العمل. إذا كان التخزين ممتلئاً، تُحظر عمليات الرفع الجديدة حتى تُحرر مساحة أو تُرقّي خطتك.

الأخطاء الشائعة

الخطأ	لماذا هو مهم
رفع ملفات كبيرة الحجم	لكل خطة حدود لحجم الملف الواحد وإجمالي التخزين. اضغط الصور ومقاطع الفيديو قبل الرفع لتعظيم حصتك.
حذف ملفات قيد الاستخدام الفعلي	إزالة ملف يستخدمه روبوت محادثة نشط أو قالب WhatsApp معتمد يكسر تجربة العميل. تحقق دائماً من قائمة "مُستخدم بواسطة".
عدم التنظيم مبكراً	تصبح مكتبة الوسائط المسطحة التي تحتوي على مئات الملفات غير قابلة للإدارة بسرعة. أنشئ بنية مجلدات قبل أن تكبر المكتبة.
تجاهل متطلبات الصيغة	لقوالب WhatsApp متطلبات صارمة لصيغة وحجم الوسائط (مثل يجب أن تكون الصور JPEG أو PNG، بحد أقصى 5 ميغابايت). رفع صيغة غير مدعومة يسبب فشل تقديم القالب.
استبدال ملف دون اختبار	بعد استبدال ملف، قم بمعاينة القوالب وتدفقات روبوتات المحادثة المتأثرة للتأكد من عرض الوسائط الجديدة بشكل صحيح.

تلميح

استخدم أسماء ملفات وصفية مثل summer-sale-banner-2026.png بدلاً من IMG_4532.png. هذا يجعل البحث والتدقيق أسهل بكثير مع نمو مكتبتك.

• نظرة عامة على الملفات
• رفع ملف
• تفاصيل الملف
• استبدال ملف
• حصة التخزين
• منتقي الوسائط