إنتقل إلى المحتوى الرئيسي

استيراد جهات الاتصال وتنظيمها

ما هو​

يرشدك هذا الدليل خلال استيراد جهات الاتصال إلى BotBat من ملف CSV. ستقوم بتنزيل قالب CSV وملء بيانات جهات الاتصال ورفع الملف وربط الأعمدة بخصائص جهات الاتصال والتحقق من نتائج الاستيراد. هذه هي أسرع طريقة لملء جمهورك للحملات والتقسيم.

متى تستخدمه​

  • الترحيل الأولي: أنت تنتقل من منصة أخرى وتحتاج إلى نقل قائمة جهات الاتصال الموجودة لديك إلى BotBat.
  • إضافة جماعية: لديك دفعة من جهات الاتصال الجديدة (من فعالية أو نموذج تسجيل أو قائمة شريك) تحتاج إلى إضافتها دفعة واحدة.
  • إثراء البيانات: تريد تحديث جهات الاتصال الموجودة بخصائص جديدة (مثل إضافة سجل المشتريات أو بيانات التفضيلات) عبر رفع ملف CSV.

الخطوات​

1. انتقل إلى العملاء والأشخاص​

افتح الشريط الجانبي، وانقر على العملاء، ثم حدد الأشخاص. تعرض صفحة الأشخاص جدولًا قابلًا للبحث والتصفية لجميع جهات الاتصال الموجودة حاليًا في حسابك. يعرض كل صف اسم جهة الاتصال ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني والعلامات وتاريخ الإضافة.

People list page showing the contact table with search and filter options

إذا كانت هذه أول زيارة لصفحة الأشخاص ولم تضف أي جهات اتصال بعد، سترى حالة فارغة مع دعوة للاستيراد أو إنشاء أول جهة اتصال.

2. افتح معالج الاستيراد​

انقر على زر استيراد في الزاوية العلوية اليمنى من صفحة الأشخاص. يفتح هذا معالج الاستيراد، وهو تدفق موجّه متعدد الخطوات يتعامل مع رفع الملف وربط الأعمدة والمعاينة والتنفيذ.

Import wizard upload step showing the file drop zone and template download link

تعرض الشاشة الأولى من المعالج منطقة إسقاط الملف حيث يمكنك سحب وإفلات ملف CSV أو النقر للتصفح. أسفل منطقة الإسقاط ستجد رابط تنزيل القالب الذي يوفر ملف CSV مُنسّق مسبقًا برؤوس الأعمدة الصحيحة.

3. نزّل قالب CSV واملأه​

انقر على تنزيل القالب للحصول على ملف CSV برؤوس أعمدة BotBat القياسية. يتضمن القالب أعمدة لجميع خصائص جهات الاتصال الافتراضية بالإضافة إلى أي خصائص مخصصة حددتها في حسابك.

افتح القالب في تطبيق جداول البيانات المفضل لديك (Excel أو Google Sheets أو LibreOffice Calc أو ما شابه). أضف جهة اتصال واحدة لكل صف واملأ الأعمدة المناسبة. انتبه بشكل خاص لمتطلبات التنسيق التالية:

الحقلالتنسيق المطلوبمثالملاحظات
رقم الهاتفالتنسيق الدولي مع بادئة ++14155551234يتضمن رمز البلد، بدون مسافات أو شرطات
البريد الإلكترونيعنوان بريد إلكتروني صالحjane@example.comيجب أن يحتوي على @ ونطاق صالح
الاسم الأولنص عاديJaneلا حاجة لتنسيق خاص
الاسم الأخيرنص عاديDoeلا حاجة لتنسيق خاص
العلاماتمفصولة بفاصلة داخل الخليةvip,newsletterتُستخدم للتصفية والتجميع السريع
حقول التاريخ المخصصةتنسيق ISO 86012025-06-15ترتيب سنة-شهر-يوم

أرقام الهواتف مهمة بشكل خاص لأن BotBat يستخدمها كمعرّف أساسي لقنوات WhatsApp وSMS. رقم هاتف بدون رمز البلد سيتم رفضه أثناء التحقق أو توجيهه بشكل خاطئ.

4. ارفع ملفك المكتمل​

عد إلى معالج الاستيراد وارفع ملف CSV المكتمل بسحبه إلى منطقة الإسقاط أو النقر على رفع ملف للتصفح. يتحقق المعالج فورًا من بنية الملف.

بعد رفع ناجح، يعرض المعالج ملخصًا يتضمن إجمالي عدد الصفوف المكتشفة وعدد الأعمدة الموجودة وحجم الملف.

5. اربط الأعمدة بخصائص جهات الاتصال​

تعرض شاشة ربط الأعمدة كل رأس عمود من ملف CSV بجانب قائمة منسدلة لاختيار خاصية BotBat المستهدفة. يقوم المعالج تلقائيًا بربط الأعمدة ذات الأسماء المتطابقة مع الخصائص الموجودة (مثلًا، عمود بعنوان first_name يُربط تلقائيًا بخاصية الاسم الأول).

Column mapping screen showing auto-mapped columns with dropdown selectors for manual adjustment

راجع كل عملية ربط بعناية. للأعمدة التي لم يتم اكتشافها تلقائيًا، حدد الخاصية الصحيحة من القائمة المنسدلة أو اختر إنشاء خاصية جديدة لتعريف خاصية مخصصة فورًا. يمكنك أيضًا اختيار تخطي هذا العمود إذا احتوى ملف CSV على بيانات لا تريد استيرادها.

6. راجع معاينة البيانات​

قبل تنفيذ الاستيراد، يعرض المعالج جدول معاينة يُظهر أول عدة صفوف من ملفك مع عمليات ربط الأعمدة المطبّقة. يعرض كل رأس عمود اسم خاصية BotBat المستهدفة، والخلايا أسفله تعرض البيانات الفعلية التي سيتم استيرادها.

Preview table displaying the first rows of mapped contact data for verification

تفحّص المعاينة بحثًا عن مشاكل واضحة: أرقام هواتف في العمود الخاطئ، أسماء تظهر حيث يجب أن يكون البريد الإلكتروني، أو أحرف خاصة تُعرض بشكل غير صحيح. إذا اكتشفت مشكلة، عد إلى خطوة الربط وعدّل.

7. هيّئ التعامل مع التكرارات​

قبل بدء الاستيراد، اختر كيف يجب أن يتعامل النظام مع جهات الاتصال الموجودة مسبقًا في حسابك. يحدد BotBat التكرارات بالمطابقة على رقم الهاتف أو البريد الإلكتروني.

الخيارالسلوكالأفضل لـ
تحديث الموجوديدمج البيانات الجديدة في سجل جهة الاتصال الموجود، ويستبدل الخصائص المتطابقةإثراء البيانات، تصحيح المعلومات القديمة
تخطي التكراراتيترك جهات الاتصال الموجودة دون تغيير ويُنشئ فقط سجلات جديدةإضافة جهات اتصال جديدة صافية دون المخاطرة بالاستبدال
إنشاء جديد دائمًايُنشئ سجل جهة اتصال جديد بغض النظر عن التطابقاتسيناريوهات خاصة حيث تكون السجلات المكررة مقصودة

الإعداد الافتراضي هو تحديث الموجود، وهو يعمل جيدًا لمعظم حالات الاستخدام. إذا لم تكن متأكدًا، اختر تخطي التكرارات لاتخاذ النهج الأكثر أمانًا.

8. ابدأ الاستيراد​

انقر على بدء الاستيراد لبدء المعالجة. للملفات الصغيرة (أقل من بضعة آلاف صف)، يكتمل الاستيراد خلال ثوانٍ. للملفات الأكبر التي تحتوي على عشرات الآلاف من السجلات أو أكثر، يعمل الاستيراد في الخلفية. يعرض مؤشر تقدم الحالة الحالية، ويُرسل لك BotBat إشعارًا عند اكتمال الاستيراد.

Import progress indicator showing completion percentage and row counts

لا تغلق تبويب المتصفح أثناء الاستيراد في الواجهة. أما عمليات الاستيراد في الخلفية، فتستمر في المعالجة حتى لو انتقلت بعيدًا أو أغلقت التبويب تمامًا.

9. تحقق من جهات الاتصال المستوردة​

بعد اكتمال الاستيراد، عد إلى صفحة الأشخاص وتحقق من النتائج. استخدم فلتر التاريخ للعثور على جهات الاتصال المضافة اليوم، أو ابحث عن أسماء أو أرقام هواتف محددة من ملف CSV للتحقق العشوائي من السجلات الفردية.

People list filtered to show recently imported contacts for verification

افتح بعض ملفات جهات الاتصال وتأكد من أن الخصائص تم ربطها بشكل صحيح، وأن أرقام الهواتف تتضمن رمز البلد، وأن الحقول المخصصة تحتوي على القيم المتوقعة. إذا أنتج الاستيراد أخطاء، نزّل تقرير الأخطاء بصيغة CSV من شاشة ملخص الاستيراد.

الأخطاء الشائعة​

  • تنسيق رقم هاتف خاطئ: أرقام الهواتف بدون رمز البلد هي السبب الأكثر شيوعًا لأخطاء الاستيراد. أرقام مثل 5551234567 غامضة ولا يمكن توجيهها إلى البلد الصحيح. استخدم دائمًا بادئة رمز الاتصال الدولي، مثل +1 للولايات المتحدة أو +44 للمملكة المتحدة أو +91 للهند.
  • سلوك تكرارات غير متوقع: إذا لم تهيّئ إعداد التعامل مع التكرارات قبل بدء الاستيراد، قد يستبدل السلوك الافتراضي (تحديث الموجود) بيانات جهات اتصال كنت تنوي الاحتفاظ بها. راجع واختر صراحةً خيار التعامل مع التكرارات المناسب لكل عملية استيراد.
  • مشاكل الترميز: ملفات CSV المحفوظة بترميز غير UTF-8 يمكن أن تُفسد الأحرف الخاصة وعلامات التشكيل والنصوص غير اللاتينية أثناء الاستيراد. قبل الرفع، تأكد من أن محرر جداول البيانات مُعدّ للتصدير بترميز UTF-8. في Excel، اختر "CSV UTF-8" من قائمة "حفظ باسم".
  • تجاوز حدود الأعمدة: إذا احتوى ملف CSV على أعمدة أكثر من خصائص BotBat، يتم تجاهل الأعمدة غير المربوطة بصمت ما لم تتخطاها صراحةً. تحقق دائمًا من أن شاشة الربط تغطي كل عمود تهتم به.
تلميح

إذا احتوى الاستيراد على أخطاء، لا تُعد استيراد الملف بالكامل. بدلًا من ذلك، نزّل تقرير الأخطاء بصيغة CSV الذي يُنشئه BotBat تلقائيًا. يحتوي هذا التقرير فقط على الصفوف الفاشلة مع أسباب خطأ مفصلة لكل منها. أصلح المشاكل في ملف تقرير الأخطاء وأعد استيراد ذلك الملف فقط. يتجنب هذا النهج إنشاء سجلات مكررة من الصفوف الناجحة في الاستيراد الأصلي.

  • قائمة جهات الاتصال
  • زر الاستيراد
  • خطوة الرفع
  • تحميل النموذج
  • ربط الأعمدة
  • جدول المعاينة
  • معالجة التكرارات
  • تقدم الاستيراد
  • التحقق